2005. november 29-30-án került sor az év második ECS technikai felülvizsgálatra. Az ESA részéről Dr. Henk Olthof és Bernard Zufferey tájékoztatta a résztvevőket a programhoz kapcsolódó személyi és szabályozási változásokról. Dr. Olthof 2005. januárjától elhagyja a PRODEX Irodát, és az ESA párizsi központjában a Tudományos Program reformján fog dolgozni, megtartva mindezek mellett az ECS programhoz kapcsolódó stratégiai kérdések irányítását. A PRODEX Iroda vezetője ezzel egyidejűleg Bernard Zufferey lesz.

Bernard Zufferey tájékoztatta a megjelenteket az ECS szerződésekhez kapcsolódó szabályozási változásokról. Legelőször felhívta a figyelmet arra, hogy mindenki OLVASSA EL RÉSZLETESEN a SAJÁT SZERZŐDÉSÉT, mert az irányába feltett kérdésekre adandó válaszok nagy része a szerződésekben benne foglaltatik. A szerződésekhez (PECS Experiment Arrangement) kapcsolódó következő pontokra, változásokra kell külön hangsúlyt helyezni:

Előleg az eddigi 35% helyett már csak az egész összeg 20%-a erejéig engedélyezett, és ezen összeg beszámítódik az azt követő költségmegtérítési igényekbe.

A pénzügyi tábla (Financial Plan) keretében lehetőség van apró módosítások eszközlésére, úgymint az előre jelzett összeg egy meghatározott részének átcsoportosítása. Azonban ha egy meghatározott típusú költségre tervezett összeg egészét egy másik típusú költségkategóriába tartozó tevékenységre szeretnék költeni, abban az esetben korrigálni kell a tábla adatait. Korrekcióra évente egy alkalommal van lehetőség.

A benyújtott számlákat nem kell áfa-mentesen kiállítani, mivel a számlán megjelenő áfa tartalmat az ESA figyelmen kívül tudja hagyni, és egyszerűen csak az áfa-mentes összeget téríti meg a szerződéses partnernek.

A számlázás a jövőben kizárólag az ESA Financial and Invoicing System (EFIS) használatán keresztüli elektronikus úton lehetséges. A vonatkozó szerződéses szövegezés a következő:

„2.1 The Contractor undertakes to ensure that all invoices are submitted to ESTEC Finance Division, Central Invoice Registration office (CIR) by electronic transmission, using the Agency’s EFIS System. (efis.esa.int)
2.2 The Contractor undertakes to submit complete invoices in adhering strictly to the instructions contained in the standard EFIS package, e.g. with regard to supporting documentation, information on billing of taxes and duties, etc.
2.3 If the Agency’s EFIS system is not operational with the Contractor, the Contractor may submit invoices in paper format in 5 copies, together with justifying documentation as required by contract. All other non-EFIS specific provisions of this clause 22 shall however apply.
2.4 As soon as EFIS is operational with Contractor, this Clause 22 shall apply in its entirety to all contracts between the Contractor and the Agency.
2.5 Any questions arising concerning the operation of EFIS shall be discussed between the Contractor and ESTEC Finance Division."

További információ az EFIS rendszer használatával kapcsolatban ide kattintva olvasható.